Una de las cosas que hacemos a diario y que no podemos evitar, es relacionarnos con las demás personas, desde nuestra familia, nuestros amigos hasta nuestros compañeros de trabajo o estudio, jefes y maestros, desconocidos y conocidos. Estas relaciones deben ser amistosas, cordiales y basadas en ciertas reglas que la misma sociedad en la que vivimos nos impone. La etiqueta y el protocolo nacen a partir de esta necesidad de formar buenas relaciones interpersonales con los demás, son normas y estilos que se basan en usos y costumbres que se deben observar y guardar en actos familiares, sociales, laborales y distinto tipo de ceremonias. Mi inquietud por indagar en esta área surgió cuando yo tenía 17 años de edad, justo en el colegio donde la maestra de literatura nos daba pequeñas lecciones sobre la etiqueta básica ya que ella consideraba que este tipo de preparación era para la vida. Un par de años luego de salir del colegio, se me presento la oportunidad de tomar mis primeras clases sobre etiqueta y protocolo, en dichas clases corroboré lo cierto de las palabras de mi maestra de literatura “la etiqueta es una preparación para la vida”, sin embargo yo diría que es más bien un estilo de vida. Siempre me gusto relacionarme con las personas, conocer todo tipo de gente por lo que este curso lleno tanto mis expectativas que pensé que todos deberían tener la oportunidad de saber sobre este tema llegando más allá de las normas de educación que se aprenden en casa o la escuela por lo que me propuse llevarlo a un nivel más alto, el nivel de la enseñanza. A través del tiempo tuve una segunda oportunidad de cubrir más conocimientos con un segundo diplomado con el cual comprobé una segunda teoría la cual es que al relacionarnos con los demás debemos siempre esforzarnos por sacar lo mejor de nosotros mismos en todo sentido y que día a día las normas de educación, van ganando más importancia y aceptación en el terreno social, laboral, político, familiar y empresarial. Este blog tiene el fin de tocar algunos puntos importantes sobre la etiqueta empresarial, la cual considero muy importante porque en un mundo globalizado y con alta competencia debemos poner en alto el nombre de la empresa a la que pertenecemos no solo con nuestra alta calidad de trabajo, sino con nuestra presencia, apariencia y habilidades en las relaciones con los otros que nos rodean.

El saludo es algo que día a día ocupamos desde que nos levantamos, sin embargo no es lo mismo saludar a nuestra familia por la mañana a hacerlo con personas en nuestro trabajo o con amigos. Existen muchos tipos de saludo pero cada uno debe ir de acuerdo al lugar en el que nos encontramos.

Para la oficina el saludo correcto es el de buenos días junto con un apretón de manos el cual debemos hacer cuando estamos de pie. El apretón de manos debe ser breve, pero intenso, sin llegar a hacer daño a la persona que saluda. Los apretones flojos o muy flácidos, denotan una falta de energía, una cierta fragilidad, un poco de timidez, aunque no siempre es así. También es bueno recordar que cuando da la mano a una señora no debe ejercer tanta fuerza como con la mano de otro hombre, pero tampoco debe hacerlo de forma muy leve, pues puede ofender a la mujer que saluda al quererla tratar con excesiva fragilidad.

Si da la mano, procure no agitarla demasiado, con un gesto exagerado de vaivén o balanceo, haciendo el saludo mucho más llamativo y menos discreto. Este tipo de saludo lo suelen hacer aquellas personas a las que les gusta llamar la atención. El saludo más correcto es aquel en el que solo se mueve la muñeca, lo que hace que el movimiento sea muy corto y discreto.

Cuando nos encontramos frente a personas de mayor rango, mayor edad o mujeres son ellos quienes deben extender la mano a la persona de rango inferior. No es muy correcto que lancemos la mano primero. Es importante también que no olvidemos, ofrecer una sonrisa, un gesto agradable y una mirada sincera.

En cuanto al saludo de beso no debemos usar este dentro de la oficina, este tipo de saludo es más apropiado para escenarios informales. Tampoco es bien visto saludar de esta forma a alguien que recién conocemos.

Luego del saludo se da en algunas ocasiones la presentación ante desconocidos. El saludo que hacemos a una persona por primera vez, debe ir acompañado de una frase de cortesía del tipo: "Encantado de conocerle" pero si ya hemos sido presentados con anterioridad, servirá un simple "Cómo está".

Cuando la presentación es con una persona totalmente desconocida debemos seguir algunas pautas, ya que no será siempre del mismo modo, la presentación va a variar dependiendo de la personas que nos presenten o debamos presentar.

Siempre debemos nombrar a la persona de menor edad o categoría a la persona de mayor edad o categoría. Es decir, se presenta de menos a más. La persona más joven es presentada a la de mayor edad. El hombre es presentado a la mujer. En caso de coincidencia de mujer y persona mayor, prevalece la persona mayor como elemento decisorio.

Una cuestión que convive con el saludo, es quien dirige la palabra primero a quien. En la mayor parte de los casos, se sigue un orden inverso al de las presentaciones, es decir: el mayor se dirige al más joven, la mujer al hombre o el jefe a sus empleados.

Si encontramos algún conocido que va acompañado se saluda primero al conocido y luego a sus acompañantes. En caso de un encuentro múltiple se aplica la misma regla que para las presentaciones: los más jóvenes saludan a los más mayores, los hombres saludan a las mujeres y los de menor rango a los de mayor rango.

Otra forma de presentación además del saludo, es la tarjeta de presentación. Sus diseños varían si son para uso personal o profesional. Las profesionales llevan todos los datos completos de la empresa o profesión. Las personales pueden llevar solamente los nombres, sin más datos o bien poner su dirección, pero nada de cargos o profesiones.

Desde siempre se ha ligado mucho el tema de la presentación personal a lo que es la etiqueta y en efecto este es parte de ella, en la actualidad la apariencia personal es de mucha importancia y sobre todo en el ambiente de trabajo, ya que hay que recordar que al ser empleados o dueños de una empresa estamos representando a la misma y si nuestro cuidado y arreglo personal no está a la altura, nuestros clientes podrían interpretar que nuestro descuido se extiende hasta abarcar responsabilidades laborales, lo cual no debemos permitir.

Muchas veces escuchamos a otros decir que el bajo presupuesto destinado a cubrir los gatos en apariencia es el que no permite lucir de forma elegante e impecable, sin embargo teniendo en cuenta los siguientes puntos, será muy fácil lucir presentables no solo en el trabajo si no siempre.

Lo primero que tenemos que tomar en cuenta es que la primera impresión cuenta mucho más de lo que imaginamos. Una de las primeras cosas que notamos al ver a una persona es su higiene. Tanto hombres como mujeres debemos tener en cuenta que el cabello y uñas limpias, así como unos dientes blancos crean una impresión grata en los demás.

La principal preocupación de muchas personas gira en torno a que usar. Muy conocidas son las historias de mujeres que tardan horas probándose muchas combinaciones de ropa por la mañana y terminan poniéndose el primer conjunto que probaron. Otra de las situaciones a las que muchos se enfrentan es tener mucho pero al mismo tiempo no tener nada, es decir, tener un closet lleno de ropa y zapatos, pero nada que combina entre sí. Un buen guardarropa con piezas básicas y de buena calidad es la solución a estos problemas y además un buen amigo de nuestro bolsillo.

Guardaropa Básico

Este incluye las piezas básicas y clásicas que no solo nos harán lucir presentables si no también prendas que se mantienen vigentes a lo largo del tiempo. Estas piezas son las siguientes:

Guardarropa básico femenino

Dos trajes sastre. Uno color negro y el otro azul marino.
Dos faldas formales cuyos colores pueden ser negros, azul marino, café o gris.
Dos blusas de colores sólidos.
Dos blusas con estampados discretos y no floreados.
Un suéter.
Un vestido negro de coctel.
Un par de jeans clásicos.
Dos blusas de vestir.
Dos tops casuales.
Una chaqueta deportiva.
Un pantalón casual.

Guardarropa básico masculino

Un traje color oscuro.
Tres pantalones de corte recto. De colores como: negro, azul marino o marrón.
Dos camisetas blancas.
Una chaqueta deportiva.
Tres camisas de botones en colores sólidos, una de ellas en blanca.
Tres corbatas en colores sólidos.
Un jeans de corte clásico.
Un suéter en cuello V.
Dos camisas sport en colores sólidos.
Dos camisas tipo polo.
Un cinturón negro y uno café.

Los colores

Luego de conocer las prendas básicas que debemos tener en nuestro closet, pasemos a ver el tema de los colores.

Todos tenemos una lista de características que observamos siempre antes de adquirir una nueva pieza para nuestro closet como el precio, la calidad, el lugar donde la vamos a comprar, si es adecuada para una ocasión especifica y también nos fijamos en el color, buscamos el que más nos gusta, el más encubridor o el de moda, sin embargo más allá de todo esto debemos usar los colores como nuestros aliados para lucir mejor. Existen una gran variedad de colores a escoger según nuestro tono de piel. Dos tonos que van bien a cualquier persona son el blanco y el negro a ambos debemos sacarles mucho partido ya que combinan bien con otro colores y los dos son adecuados para la oficina. El color de piel está determinado por la cantidad y tipo del pigmento melanina en ella. Existen dos tipos de melanina: la feomelanina (de rojo a amarillo) y la eumelanina (de marrón oscuro a negro).

Lo primero entonces es determinar cuál es el tono de su piel. Los tonos de piel se dividen en estaciones, para comenzar tenemos a las personas de invierno quienes tienen tonos subcutáneos azules o rosados. Las personas de invierno son generalmente de piel oscura, oliva o muy blanca con cabello negro o café oscuro. Los colores que mejor les van son los grises, azules, colores de fuerte contraste, rosados, verdes, morados, rojo o amarillo limón. Con respecto al rojo hay que tener en cuenta que no es un color apto para la oficina.

También las personas de verano poseen tonos subcutáneos azules o rosados igual que las de invierno pero su piel es rosada y pálida y suelen ser rubios de ojos claros. Las personas que entren en la categoría de verano, deben inclinarse hacia los colores pastel y los colores suaves o neutrales, de tonalidades rosas y azules, lavanda, ciruela y azul oscuro le sientan ya que les sienta de maravillas.

La gente que puede clasificarse como de otoño tiene tonos subcutáneos dorados. Muchos pelirrojos con ojos color miel pueden clasificarse en esta categoría. Si su piel entra en la categoría otoñal, la ropa que elija deberá tener tonos dorados, color camello, beige, naranja y marrón oscuro. No darán un buen resultado los colores de la gama del azul, como por ejemplo el azul marino.

Por último, aquellas personas de la estación primavera también poseen tonos subcutáneos dorados pero generalmente tienen piel color durazno o crema, suelen ser rubias o pelirrojas, tener pecas, mejillas rosadas y ojos verdes o azules. Las personas de la categoría primavera pueden usar colores parecidos a quienes pertenecen a la categoría otoño: beige, camello, amarillo dorado y marrón dorado y siempre evitando colores oscuros o apagados.

Es difícil diferencias una complexión primavera y una de otoño. La diferencia radica en que las de primavera en su mayoría tienen ojos claros, mientras que las otoñales se inclinan hacia los tonos oscuros en sus ojos.

Tips ligeros en cuanto a la vestimenta

Debemos evitar ser víctimas de la moda, no está mal irnos de compras y adquirir piezas de temporada, sin embargo la mejor manera de cuidar nuestro presupuesto y no llenar nuestro closet de ropa o accesorios que pasados unos meses no volveremos a usar es comprar una prenda de temporada que podamos mezclar con nuestro guardarropa básico. Por ejemplo si nos gusta la moda animal print, una bufanda para mezclar con una blusa básica. Es importante también usar nuestra creatividad e imprimir nuestro sello personal a la hora de vestir.

Nos encontramos a veces también con el requisito de usar uniforme en nuestro trabajo. En este caso es indispensable que llevemos el uniforme tal y como se debe. No agregar elementos ajenos a el y si ya esta muy gastado adquirir uno nuevo.

Tanto para mujeres y hombres es importante que siempre tengamos en cuenta que menos es más, esta frase aplica para todo ya que hay que recordar, que la moda, los accesorios, y el maquillaje (en el caso de las mujeres) deben cumplir la función de hacer resaltar nuestros atributos y hacernos lucir impecables a toda hora del día, por lo tanto los accesorios deben ser sencillos y discretos, sobre todo cuando estamos dentro de la oficina. Para las mujeres: el maquillaje debe ser suave, en cuanto a los accesorios un par de aretes, una pulsera, un collar conservador y un reloj son suficientes y adecuados. En el caso de los hombres, un reloj, unas mancuernillas de buena calidad y un anillo, son los accesorios ideales y justos.

Usemos uniforme o no, es importante portar siempre nuestra ropa limpia y planchada.

Para asistir al trabajo evitemos combinaciones en alto contraste en nuestra ropa, por ejemplo rojo con verde. Los caballeros deben evitar el uso de corbatas con figuritas o estampados muy llamativos.

Para los compromisos que surgen en horas después de las laborales, es conveniente que una mujer cargue un pequeño bolso con un par de sandalias y un estuche de maquillaje para retocar y aplicar tonos un poco más fuertes. Un collar o prescindir de la chaqueta serían ideales para un coctel después del trabajo. Para los hombres, el cambio de zapatos, mancuernillas y/o corbata es suficiente.

Uno de los accesorios que en lo personal nunca deben faltar es una buena cartera y hay que saber escogerla en base a 2 principios: calidad y funcionalidad. Una cartera de buena calidad nos garantiza durabilidad. En cuanto a la funcionalidad al escoger nuestra primera cartera debemos optar por una básica de color negro, ya que combina con todo y es apta para muchas ocasiones. Una cartera mediana es la adecuada para el trabajo. Las carteras modernas son para vestimenta casual.

Para finalizar, siempre pongamos atención a las etiquetas que trae nuestra ropa con relación a su cuidado separar las prendas por color a la hora de lavar, llevar a tintorería las prendas delicadas o que tienen manchas difíciles de quitar, también pongamos atención a la hora de regular la plancha ya que no toda pieza requiere la misma cantidad de calor y/o tiempo. Estos cuidados nos traerán 3 beneficios importantes: nuestra ropa durará más tiempo, no tendremos que gastar con tanta frecuencia en prendas de vestir y además siempre luciremos presentables.

En nuestro contexto Salvadoreño, muchos ejecutivos de diversas empresas, tienen la costumbre de tratar negocios y/o cerrar los mismos con una comida que puede ser almuerzo o cena. Todos en más de alguna ocasión tendremos que asistir a un tipo de reunión como esta, por lo que no está demás conocer cuáles son los aspectos más importantes a los cuales hay que poner especial cuidado como por ejemplo el manejo básico de platos y cubiertos, la función del anfitrión y la del invitado.

En primer lugar, a este tipo de comidas no se va en compañía de otras personas, a menos que estos sean miembros de la empresa, asistentes o secretaria. De lo contrario no es bien visto que personas ajenas a los temas a tratar se encuentren presentes.

Si somos los anfitriones, somos nosotros quienes tendremos que pagar el total de la cuenta. En un almuerzo de negocios jamás se divide la cuenta entre los asistentes a la comida, tampoco se usa la modalidad de que cada quien paga lo que consume.

Cuando tratamos con personas que proceden de otro país un bonito detalle a tener en cuenta podría ser sorprenderlos con algún plato típico de nuestro país, o dejar que sea él quien escoja el vino que vamos a beber.

Hay que recordar que siempre tenemos que ser personas prudentes, esto sin importar la reunión o evento al que seamos invitados o que estemos organizando. Existen temas de conversación que debemos evitar en la mesa y más aun cuando se trata de personas con las que solo tenemos relaciones de negocios. En primer lugar por más confianza que establezcamos con nuestros negociadores, nunca hagamos preguntas sobre su vida personal, esto no es de buena educación y se nos puede tachar de imprudentes o en el buen Salvadoreño: “metidos”, además la vida personal de las personas con quienes negociamos no es el motivo por el que se lleva a cabo la reunión.

Algunos ejemplos de temas que no debemos tratar en el transcurso de una comida de negocios son: religión o política, divorcio, relaciones sentimentales, enfermedades o sobre el salario.

Pero no todo lo que hablemos durante la comida debe ser sobre el trabajo. Durante las entradas y bebidas lo mejor es hablar sobre temas que ayuden a romper el hielo. Algunos temas interesantes que podríamos tocar son: diferentes culturas, globalización, ecología, diferentes mascotas, viajes o sobre nuevos lugares en la ciudad. El tema de los negocios es mejor dejarlo para la hora de la comida y el cierre o no de este para el postre.

Etiqueta en la mesa


Existen varios elementos que componen la mesa, iremos conociendo uno a uno a continuación.

La servilleta. Generalmente está colocada a nuestro lado izquierdo o al centro del plato formando algún tipo de decoración. Esta se coloca antes de empezar a comer y es esencial para proteger nuestra ropa, limpiarse los dedos o la comisura de los labios. Si tenemos que levantarnos a mitad de la comida se vuelve a colocar a la izquierda del plato o sobre la silla y empujamos esta última hacia adentro.

Vajilla. Está formada por diferentes piezas. El plato principal que se coloca bajo el de la ensalada, el plato para pan que está situado a un costado izquierdo. Si se servirá sopa este plato ira sobre el de ensalada.

Tenedores. Están al lado izquierdo del plato principal, con las puntas hacia arriba, estos deben colocarse en el orden que deberán ser usados, de afuera hacia adentro.

Cuchillos. Se colocan del lado derecho del plato principal, con el filo hacia adentro y sigue el mismo criterio de los tenedores: se usan desde afuera hacia adentro.

En cantidad, tanto de cuchillos como de tenedores, nos indican el número de platos que se van a servir.

Cucharas. Se colocan al lado derecho de los cuchillos, a excepción de la cucharita de postre, la cual puede venir junto con el postre o estar justo en la parte superior del plato principal.

Tazas, vasos o copas. Se colocan a nuestro lado derecho, la taza usualmente ya la encontramos en la mesa boca abajo sin embargo en algunos lugares la colocan hasta al momento del postre. Las copas existen de varios tipos y tamaños cada una utilizada para un tipo de bebida especifico, en la imagen que observaremos a continuación veremos para qué bebida sirve cada una de las copas que encontramos en la mesa.

Centros y candelabros. Estos elementos decorativos los encontramos en una gran variedad sin embargo antes de seleccionar uno de ellos hay que tener en cuenta ciertos detalles. En primer nuestro centro de mesa debe ser o muy bajo o muy alto, de modo que no obstaculice la visibilidad entre comensales, si es un candelabro las velas deben estar por encima del nivel de los ojos de las personas las cuales deben estar encendidas antes de que los invitados se sienten a la mesa. Si usamos flores, hay que tener en cuenta que las flores que escojamos no deben ser muy aromáticas ya que esto podría causar alguna alergia en alguno de los presentes. Otro tipo de centro de mesa que podemos utilizar son los frutales, los de vidrio o aquellos de metales como la plata.

Tips generales

Nunca debemos colocar el cuchillo en nuestra boca, aparte de existir la posibilidad de cortarnos es muy mal visto.

Cuando somos víctimas de un ataque repentinos de tos, debemos volver la cabeza al lado y cubrirnos con un pañuelo o servilleta desechable.

Sal y pimienta se pasan juntas y se ponen en la mesa para que la otra persona las tome.

No debemos señalar a las personas con los cubiertos.

Si se cae comida al piso no debemos recogerla, solo debemos hacérselo saber al mesero para evitar un accidente.

Si nos sirven una sopa, primero tomamos todo el líquido y al final comemos el pollo o carne.

No hay que empinar botellas ni vasos con el fin de tomar hasta la última gota.

Nunca debemos ofrecer a otros cubiertos ya usados, sobras de pan o bebida de nuestro propio vaso.

Cuando se anuncia que la comida esta ya servida es descortés hacer esperar.

Es correcto interrumpir el bocado que va en camino para terminar una frase.

Si come elote, cómalo en forma circular y no a lo largo, sin embargo este debe ser servido en comidas informales no en comidas de negocios.

Siempre tenemos que tomar en cuenta a todas las personas que se encuentran sentadas en la mesa y no dedicarnos solo a comer o platicar con una sola persona.

Si por accidente mancha a la persona que está sentada a su lado, ofrézcale su servilleta para limpiarse pero nunca debemos limpiarlo nosotros. Si la mancha es difícil de quitar y la prenda muy delicada, ofrezcamos a pagar la tintorería.

El primer acercamiento que tenemos a una empresa es sin duda la entrevista de trabajo. Un buen currículum Vitae, preparación para el puesto que estamos solicitando y estudios que lo complementan son sin duda factores que nos abren la puerta para entrar con éxito a una empresa. Sin embargo nuestro comportamiento y modales dicen mucho sobre nosotros y pueden cerrarnos esa puerta de acceso si el entrevistador no se lleva buena una buena impresión.

La principal función de una entrevista es que la empresa nos conozca, no sólo a nivel laboral sino también a nivel personal. Los temas que se abordan pueden ir desde el trabajo hasta los hobbies, pasando por los estudios académicos, metas profesionales e intereses personales.

Para entrar con buen pie, debemos tener una presencia formal y lo más discreta posible. Nos deberíamos hacer la pregunta: ¿Mi imagen personal está acorde a las expectativas que pueda tener quien me entreviste? Si bien las reglas sobre el vestuario pueden variar según el tipo de empresa, no es difícil imaginar cuáles serán las expectativas que tendrá un entrevistador al seleccionar a una persona en función del puesto a desempeñar.

En algunas ocasiones, se exponen casos prácticos teniendo que describir las decisiones que tomaríamos en esas situaciones. Aquí deberemos aplicar conjuntamente nuestra experiencia previa, nuestro sentido común y el aprendizaje que podamos haber hecho de nuestros errores. En estos casos, deberemos prestar especial atención a las indicaciones que se nos den y limitarnos a contestar sólo lo que se nos pida.

En cuestiones de sueldos y retribuciones, no es conveniente que ésta sea una de nuestras primeras preguntas ya que puede denotar un único interés por el dinero y no por otros factores como realización profesional o deseo de hacer carrera dentro de la empresa. Por el contrario, debemos esperar el momento indicado para abordar el tema, si el entrevistador todavía no lo ha hecho.

Algo que no hay que olvidar es que debemos ser puntuales, es mejor llegar un poco más temprano y esperar nuestro turno de ser atendidos a llegar tarde, ya que de entrada estaríamos dando muy mala imagen de nosotros.

Al pasar a la oficina debemos saludar cordialmente, con un apretón de manos y una sonrisa que demuestre la confianza que tenemos en nosotros mismos.

Además de preparar nuestro curriculum, documentos y nuestra presentación personal, es conveniente que investiguemos alguna información básica sobre la empresa, como su misión y visión, esto es importante ya que el entrevistador puede ver a través de este pequeño detalle el interés que tenemos de pertenecer a la empresa.

Debemos evitar tener una actitud pasiva durante la entrevista, o parecer arrogantes, así como también debemos evitar no dirigir la mirada hacia otra cosa o persona cuando estamos hablando o se están dirigiendo a nosotros.

Durante una entrevista de trabajo los nervios son algo natural que se presenta, pero a pesar de ser algo natural, es algo que debemos saber manejar, si las manos nos sudan cuando estamos nerviosos, debemos ir preparados con un pañuelo y secarnos antes de darle la mano a la persona que estará a cargo de la entrevista.

Si conocemos a alguien que labora dentro de la empresa, debemos evitar hablar mal de esta persona o tocar temas de su vida personal.

Al terminar la entrevista, debemos despedirnos agradeciendo por habernos recibido.

El teléfono es el medio de comunicación existente de mayor uso, sea fijo o celular estarán de acuerdo que hoy en día es de gran necesidad, sin embargo debemos aprender a darle buen uso sea donde sea y con mayor razón en el trabajo ya que sus fines deben limitarse a vender, informar, negociar, confirmar, comprar, entre muchos otros. Dentro de mi experiencia personal he podido observar como en distintas empresas los empleados utilizan el teléfono para llamadas personales o de forma inadecuado. No quiero decir con esto que no puedan usarlo en alguna emergencia, pero si tener claro el objetivo de este en el trabajo.

Como primer punto recomiendo que antes de contestar una llamada telefónica, es importante que estemos preparado con los elementos necesarios como una pluma y una hoja para tomar nota, datos personales de quien llama o mensajes, así como saber utilizar el sistema telefónico de la empresa.

Una de las cosas que más resulta incomoda para una persona que llama por teléfono a una empresa, es esperar mucho tiempo para ser atendido o que la llamada no sea contestada, por lo que es vital tener presente que el teléfono debe contestarse pronto, al segundo o tercer timbre no más. Sonreír al tomar la llamada, aunque la persona que se encuentra al otro lado de la línea no puede vernos, si podrá percibir la sonrisa a través del tono de voz que utilicemos.

Posteriormente a esto, lo que debemos hacer al tomar la llamada es saludar al que llama con un saludo cordial y respetuoso y luego identificarnos en el siguiente orden: Dando el nombre de la empresa, departamento, unidad y por último nuestro nombre. Después de esto podríamos continuar con una frase como: “¿Con quien tengo el gusto y en que le puedo ayudar?

Aunque nuestra llamada telefónica sea breve debemos poner en práctica nuestras habilidades para escuchar al otro y no hacer uso de frases negativas que puedan crear una sensación de incomodidad en la persona que llama. Las frases negativas más comunes que solemos escuchar o decir al momento de entablar una conversación telefónica son: “No lo sé”, “No puedo o no podemos hacerlo”. “Tiene que”, “Me permite un minuto” (Evitemos usar esta frase si sabemos que tardaremos más de eso). En lugar de contestar de una de estas formas, ofrezcamos a quién llama una alternativa, por ejemplo, si no tenemos la información que nos solicitan, ofrecernos a buscarla y regresar la llamada tan pronto como la tengamos en nuestras manos.

Cuando nos pregunten por una dirección en particular, no hay que tratar de ubicar a quien llama por referencias sino que debemos de dar la dirección específica y completa y luego proporcionar un punto de referencia.

Al tomar un recado debemos solicitar el nombre completo de la persona que llama, un teléfono al cual se puede corresponderle, y la empresa o lugar del que llama. Si el nombre, apellido o nombre de la empresa es difícil de pronuncia, escribir o está en otro idioma, debemos pedir por favor que se nos deletree.

Cuando terminemos la conversación no nos limitemos a decir “adiós”, como si se tratara de una llamada personal. Agradezcamos por haber llamado e invitemos a quien llamó a que lo haga de nuevo.

Como último tip debo decir o recordar que es de mala educación hablar por teléfono mientras masticamos o bebemos algo.

Una de las cosas que más me gustan de las fechas especiales como los cumpleaños y la navidad son los regalos, y es que a quien no le gusta recibir obsequios. Estos son una muestra de aprecio hacia las personas que nos rodean, por eso deben ser muy bien seleccionados ya que además de que todos tenemos gustos distintos, algunos no son apropiados en ciertos contextos o pueden ser mal interpretados. En las navidades siempre escucho comentarios de amigos y familiares que no saben que obsequiar en la oficina al jefe, los empleados o los clientes y es que en el ambiente laboral hay una línea muy delgada que separa la amistad de las relaciones de trabajo. Los regalos no son algo que se dan todos los días sin embargo considero importante citar en este blog algunos consejos sobre que regalar en aquellas ocasiones especiales a las personas con las que convivimos a diario en el trabajo, ya que estas relaciones son tan importantes como las que tenemos con nuestros amigos y familia.

En primer lugar debemos saber si la empresa u organismo cuenta con una política sobre la aceptación de regalos, para no poner en un compromiso a quien lo recibe.

Los regalos que vamos a hacer al jefe, empleados o clientes, deben ser detalles sencillos esto incluye también la envoltura.

Nunca regale artículos de uso personal como cremas, jabones o perfumes. Tampoco regale botellas de Vino, whisky o algún tipo de bebida alcohólica o tabaco ya que no sabemos si este obsequio sea bienvenido en la casa de la persona que lo recibe, mucho menos haga este tipo de regalos si sabe que la persona no bebe o fuma, es cierto que la intensión es la que cuenta pero regalar algo que sabemos que el otro no usará o consumirá podría interpretarse como un obsequio hecho por salir del paso.

No regale ropa, las prendas de vestir varían de acuerdo al gusto de cada persona y además este tipo de regalos no se hacen a una persona con la cual tenemos solo un trato laboral, sin embargo los pañuelos, corbatas o una bonita bufanda si son considerados como apropiados. Tampoco opte por regalar adornos de cerámica, joyeros u objetos de decoración, ya que en la mayoría de casos terminan en un estante llenándose de polvo.

Pero no todo lo que vemos en los almacenes no es adecuado para regalar, veamos ahora algunas opciones perfectas para regalar en la oficina en las fechas especiales.

Una canasta gourmet es un buen regalo a escoger, en las tiendas especializadas en este tipo de productos podemos encontrar diversas opciones en tamaños, estilos y precios, sin embargo si una canasta con productos gourmet no se adecua al presupuesto, puede decidirse por una canasta frutal. Estos regalos siempre son bienvenidos y tienen la ventaja de que quien los recibe podrá compartirlos con su familia.

Otro detalle bien recibido son las flores o plantas decorativas, sin embargo no haga este regalo si sabe que la persona a quien se las enviará es alérgica a ellas. Po otro lado si conoce los gustos musicales de quien recibirá el regalo, no fallará con un CD.

Por último recuerde poner su tarjeta personal en el regalo junto con una pequeña dedicatoria, no se aconseja algo muy largo ya que no es elegante sobre cargar la tarjeta.

Para finalizar, expongo varios tips rápidos y útiles que sirven para mejorar la convivencia dentro y fuera de la oficina.

Evite las visitas personales en su oficina si no son realmente necesarias. Esto aplica también a llamadas telefónicas.

En su oficina, siempre póngase de pie cuando una persona le visite, salude cordialmente evitando el beso en la mejía, este no tiene lugar en el trabajo. Por último ofrezca asiento a la persona que le visita y algo de tomar.

Cuando entre en la oficina de un compañero, siempre toque antes de entrar o deje que la secretaria lo anuncie.

En una reunión, hablar de un idioma desconocido solamente para alguna o algunas personas del grupo es un gesto de mala educación.

Si desea levantarse al baño o a contestar una llamada telefónica durante una comida hágalo pero no de explicaciones a los asistentes solamente discúlpese y continúe con un “vuelvo en seguida”

Cuando haga entrega de dinero a una persona, coloque este dentro de un sobre.

Es importante ser siempre puntuales en una reunión. Sin embargo, en el caso de que lleguemos tarde, solo tomemos asiento no es necesario saludar a todos los presentes ni dar explicaciones de por que llegamos tarde.

Cuando reciba un correo electrónico con alguna notificación, consulta o invitación, responda de forma inmediata, de no poder hacerlo en ese momento hágalo a la brevedad posible.

Dentro del trabajo evite exponer sus problemas personales o querer conocer los de los demás.

En una reunión o comida de negocios si algo le causa mucha risa, procure no reírse estruendosamente, hágalo con discreción.

En una comida de negocios, espere a que el anfitrión empiece a tomar sus alimentos para proceder a tomar los suyos.

Cuando habla con una persona, no debe dirigir la mirada hacia alrededor, para ver quién pasó o quién llegó. Su atención debe estar completamente enfocada en la persona con quién conversa.

Si le disgusta algo de uno de sus compañeros de trabajo, platíquelo con el y evite divulgar su molestia entre el resto de compañeros.

Preséntese a su trabajo arreglado y presentable diariamente, evite llegar a su trabajo a terminar de maquillar o peinar.

Jamás participe en chismes, ni divulgue secretos que le hayan confiado algún compañero. La discreción es una de las cualidades más importantes para poder mantener un ambiente de trabajo.

Cuando conteste un correo electrónico no use, fondos, marcos, dibujos, si este es de trabajo o si no es necesario.

No se llama por apodos a las personas en la oficina.